projektfox ist das Operations-CRM für Software- und IT-Dienstleister. Aus der Anfrage wird ein Angebot, daraus ein Projekt, daraus erfasste Zeiten – und daraus per Klick die Rechnung. Ohne Doppelerfassung, ohne Medienbruch.
Kein aufgeblähtes Universal-CRM, sondern die Kette, die Dienstleister täglich durchlaufen – durchgängig verbunden.
Lead qualifizieren, Deal durch die Pipeline ziehen, Angebot schreiben, in ein Projekt überführen, Zeiten erfassen – und die Rechnung entsteht aus genau diesen Zeiten.
Keine DoppelerfassungDie Rechnungsnummer wird erst beim Festschreiben vergeben – lückenlos je Jahr. Danach ist der Beleg unveränderlich, Korrekturen laufen sauber über Storno.
PrüfungssicherLizenzschlüssel ausgeben, Plätze begrenzen, Geräte aktivieren und widerrufen. Ihre ausgelieferte Software prüft ihre Lizenz über eine eigene API.
Mit TelemetrieTickets mit Prioritäten und Fristen für Erstreaktion und Lösung. Überschrittene Fristen eskalieren automatisch – interne Notizen bleiben intern.
Fristen im BlickUmsatzverlauf und Prognose, MRR und ARR aus Ihren Verträgen, abrechenbare Quote, Deckungsbeitrag je Projekt und die Gesundheit Ihrer Pipeline.
Zahlen, die tragenIhre Kunden sehen ihre Projekte, Rechnungen und Lizenzen, nehmen Angebote an und stellen Support-Anfragen – streng auf die eigene Firma begrenzt.
Weniger Rückfragenprojektfox ist keine Insel. Jede Entität ist über eine offene REST-API erreichbar, und jede Änderung kann Ihre übrigen Systeme sofort benachrichtigen.
Firmen, Kontakte, Leads, Deals, Angebote, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Rechnungen – dokumentiert per OpenAPI, gesichert per Bearer-Schlüssel.
Rechnung festgeschrieben, Deal gewonnen, Zeit gebucht: Ihre Systeme erfahren es sofort – HMAC-signiert, mit Wiederholung und Zustellprotokoll.
Ein Slot für Ihr Rechnungstool ist eingebaut; weitere Anbindungen ergänzen Sie über ein schlankes Interface.
Wenn-Dann-Regeln aus Auslöser, Bedingung und Aktion – etwa: ein kritisches Ticket erzeugt sofort eine Rückruf-Aufgabe.
Ihr Website-Formular legt den Lead direkt an – inklusive Quelle.
Der gewonnene Deal stößt automatisch das Onboarding an.
Ihr Reporting zieht die erfassten Zeiten, gefiltert und seitenweise.
Die festgeschriebene Rechnung wandert ins Rechnungstool und meldet den Zahlstatus zurück.
Ihre ausgelieferte Software prüft beim Start ihre Lizenz und meldet Telemetrie.
Keine Einrichtungsgebühr, keine Beraterwoche. Sie registrieren sich und arbeiten los.
Firmenname und Wunsch-Adresse wählen. Sie erhalten Ihre eigene Subdomain mit eigener, getrennter Datenbank.
Leistungskatalog und Pipeline anpassen, Team anlegen, optional Demodaten zum Ausprobieren einspielen und später per Klick entfernen.
Ersten Lead erfassen und dem Fluss folgen – bis zur ersten Rechnung. Bei Bedarf API-Schlüssel erzeugen und anbinden.
Alle Stufen enthalten den vollständigen Wertfluss, eine eigene Datenbank, das Kundenportal und tägliche Sicherungen.
Für kleine Teams bis 3 Personen.
Für Dienstleister bis 10 Personen.
Ab 10 Personen oder mit eigener Instanz.
Alle Preise netto zzgl. USt. Monatlich kündbar. 14 Tage unverbindlich testen.
Auf Servern in Deutschland. Jeder Mandant erhält eine eigene, getrennte Datenbank und einen eigenen Verschlüsselungsschlüssel – die Daten verschiedener Kunden liegen nie in derselben Tabelle.
Ja. Über die offene REST-API und signierte Webhooks binden Sie Buchhaltung, Zeittools oder Ihr eigenes Reporting an. Für ein Rechnungstool ist ein Konnektor bereits eingebaut.
Ja. Die Nummer wird erst beim Festschreiben vergeben und ist lückenlos je Jahr. Danach lässt sich der Beleg nicht mehr ändern; Korrekturen laufen über eine Stornorechnung – wie es die GoBD verlangen.
Sie können projektfox mit realistischen Beispieldaten ausprobieren und diese später in der Konsole mit einem Klick vollständig entfernen. Ihr Administrator-Konto bleibt dabei erhalten.
Nein. foxAI ist im Auslieferungszustand ausgeschaltet – es fließen keine Daten nach außen. Antwortentwürfe und Lead-Bewertung funktionieren auch ohne KI über ein nachvollziehbares Regelwerk.
In wenigen Minuten startklar – mit eigener Adresse und eigener Datenbank.
projektfox ist ein Operations-CRM für Software- und IT-Dienstleister. Es verbindet Lead, Deal, Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung in einem Vorgang, sodass Daten nicht zwischen Werkzeugen abgetippt werden. Dazu kommen Wartungsverträge, Support-Tickets mit Fristen, Lizenzverwaltung und ein Kundenportal.
Zeiten werden am Projekt gebucht und als abrechenbar oder intern gekennzeichnet. Per Klick entsteht aus allen abrechenbaren, noch nicht abgerechneten Zeiten eines Projekts ein Rechnungsentwurf mit Positionen je Stundensatz und dem Leistungszeitraum. Die Zeiten werden danach als abgerechnet markiert, damit nichts doppelt berechnet wird.
Ja. Verträge haben ein Abrechnungsintervall von monatlich bis jährlich, eine Kündigungsfrist und auf Wunsch eine automatische Verlängerung. projektfox legt täglich für jede fällige Periode einen Rechnungsentwurf mit Leistungszeitraum an, und das Cockpit zeigt den wiederkehrenden Umsatz als MRR und ARR.
Ja. Firmen, Kontakte, Leads, Deals, Angebote, Projekte, Aufgaben, Zeiten und Rechnungen sind über eine REST-API mit OpenAPI-Beschreibung erreichbar, gesichert per Bearer-Schlüssel. Änderungen meldet projektfox über HMAC-signierte Webhooks mit Wiederholung. Ein Konnektor zu einem Rechnungstool ist eingebaut.
Die Server stehen in Deutschland, jeder Mandant hat eine eigene Datenbank. Zugang gibt es auf Anfrage über kontakt@hubfox.de, Preise nennt hubfox im Gespräch.
Wie Sie Software- und IT-Projekte nach Aufwand sauber abrechnen: Vereinbarung, Zeiterfassung, Stundennachweis, Rechnungsangaben und E-Rechnung.
Wartungs- und Supportverträge für Software: Leistungsumfang, Laufzeit und Kündigung, Pauschale oder Kontingent, Dauerrechnung und E-Rechnung, SLA messen.
Wie Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung in einem Vorgang zusammenbleiben, was rechtlich zu beachten ist und warum Rechnungen festgeschrieben werden.